ポリシー
保有個人データの開示等にかかる手続き
目次
開示等のご請求の対象となる保有個人データの特定
開示等のご請求にあたっては、北海道ぎょれんが利用している内容・状況等から、対象となる保有個人データをできる限り、特定していただきますようお願いいたします。
なお、以下に該当する個人情報は、開示等の対象としておりませんのでご注意ください。
1.「保有個人データ」に該当しないもの
- 北海道ぎょれんが他社等から業務受託を受けているに過ぎず、そのデータについて開示訂正等の権限がないもの
- 6ヶ月以内に確実に消去される予定のもの
2.「個人情報保護に関する法律」第28条の定めにより開示等の対象としないもの
- 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
- 北海道ぎょれんの業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
- 他の法令に違反することとなる場合
3.その他、法令等にさだめるもの等
開示等の対象範囲
開示等の対象範囲は、ご本人の住所、氏名、利用目的のほか、保有個人データに含まれ、かつ北海道ぎょれんが収集し、現に保有しているもののみとします。
開示等のご請求先およびお問い合わせ先
開示等をご請求される場合は、所定の申請書に本人確認のために必要な書類および開示手数料を同封のうえ、北海道ぎょれん｢個人情報お問い合わせ窓口｣宛に、特定記録郵便や簡易書留郵便など、配達の記録が確認できる方法にてご請求ください。なお、封筒に朱書きで「開示等請求書類在中」とお書き添え願います。
なお、代理人によるご請求の場合は、窓口での受付のみとさせていただきます
- 開示手数料は開示または利用目的の通知のご請求のみ同封してください。
- 訂正・利用停止のご請求には手数料は不要です。
ご請求およびお問い合わせ先
〒060－0003 札幌市中央区北3条西7丁目 水産ビル
TEL （011）281－8560
受付時間 平日9：00～11：30 13：00～16：00
- 土曜・日曜・祝祭日、年末年始（12月30日から1月3日まで）、お盆はお休みさせて頂いております。
- お問い合わせの際には、「個人情報お問い合わせ窓口」とお申し出下さい。
開示等のご請求に際してご提出いただく書面（様式）等
ご本人が開示等のご請求を行う場合は、次の申請書(Ａ)をダウンロードおよび印刷していただき、所定の事項をご記入およびご本人がご署名のうえ、本人確認のための書類(Ｂ)を同封し、北海道ぎょれん｢個人情報お問い合わせ窓口｣宛、ご郵送ください。
なお、代理人によるご請求の場合は、ご本人の住所、氏名に加え、代理人の住所の記入および署名をお願いいたします。
- 印刷費、本人確認書類の取得費、郵送料等の経費は、すべてご本人負担とさせていただきます。
- 開示等のご請求に際してご提出いただいた書面等(本人確認書類を含む)は、ご返却いたしませんので、あらかじめご了承ください。
- 各申請書に必要事項の未記入、誤植または不鮮明な箇所等があった場合、その他、記載の不備により手続きができない場合は、その旨、北海道ぎょれんより申請書にご記入いただいたご連絡先にご連絡申し上げます。なお、ご連絡から2週間以内に再度のご提出(未着の場合も含む)がない場合は開示等のご請求がなかったものとして対応させていただきますので、あらかじめご了承ください。
- 未成年の方による本人請求はお受けすることができませんので、法定代理人による代理請求を行ってください。
1.申請様式A
- 個人情報開示請求書(ダウンロードし、印刷してご利用ください)
2.本人確認のための書類B
交付日より3ヶ月以内の住民票の写しと、下記のいずれか1点を同封してください。下記の書類は、ご本人のお名前、現住所の記載がある部分のコピーをお願いいたします。
- 健康保険の被保険者証（診療録部分は不要です。）
- パスポート
- 年金手帳
- 転居等によりご本人の現住所と北海道ぎょれんに登録された住所が違う場合は、転居の履歴がわかる住民票の写しの提出をお願いいたします
- 本籍地が記載されている書類の場合は、お手数ですが、「本籍地」部分を塗りつぶすなどし、隠してから提出いただけますようお願いいたします。
- 本人確認資料が同封されていない、または本人確認資料に不鮮明な箇所があるなどにより本人確認ができない場合は、その旨ご連絡申し上げたうえで、ご提出いただいた書面等一式をご返却いたします。お手数ですが、再度のご提出をお願いいたします。
代理人による開示等のご請求
開示等のご請求される方が、本人の法定代理人、または本人が委任した代理人である場合は、申請様式Ａに加えて下記の書類をご同封ください。
1.法廷代理人の場合
- 本人との関係を証明する書類（住民票の写し、戸籍抄本など） 1通
- 「本人確認のための書類 Ｂ」 1式
2.任意代理人の場合
所定の委任状 (ダウンロードし、印刷してご利用ください)
委任状は、委任者（本人）が委任者住所・氏名記入欄に自署して下さい。
また、印鑑証明書の登録印を押印し、印鑑証明書（交付日より3ヶ月以内）を添付して下さい。- 未成年者の法定代理人本人であることを確認するための書類
「本人確認のための書類 Ｂ」 1式
- 代理権確認資料（代理人の本人確認資料も含む）の不足または不備により手続きができない場合は、その旨ご連絡申し上げたうえで、ご提出いただいた書面等一式をご返却いたします。お手数ですが、再度のご提出をお願いいたします。
- 代理人による請求の場合、開示等の結果は本人のみに送付させていただきます。
開示等のご請求に関する手数料およびそのお支払い方法
1.開示請求および利用目的の通知のご請求の場合
- 手数料 1回の申請ごとに、450円(税込み)
- 支払方法 450円分の郵便切手を申請書類に同封してください。
2.訂正請求および利用停止請求の場合
- 保有個人データを特定していただいたうえで、訂正および利用停止をご請求いただく場合の手数料は無料です。
- 「保有個人データ」を特定していただけない場合は、まず開示をご請求いただき、訂正および利用停止のご請求をされる「保有個人データ」を特定していただきます。(この場合、開示請求に関する手数料として郵便切手450円分が必要となります。)
開示等手続きの開始
開示等のご請求に際してご提出いただくすべての書面等が｢個人情報お問い合わせ窓口｣に到着し、受領した時をもって開示等手続きが開始されるものとします。なお開示等、請求書ご送付中の郵便事故や未着等については、北海道ぎょれんの責に帰すべき事由による場合を除き、なんらの責任を負いませんので、あらかじめご了承ください。
開示等のご請求に対する回答方法
申請書に記載していただいたご住所宛に、簡易書留により書面で回答申し上げます。なお、開示等手続きの開始からご回答までは、少なくとも2週間はお時間を頂きます。また、請求の混雑等、業務上の事情がある場合は、それ以上にご対応が遅延する場合もがありますので、あらかじめご了承ください。
- 北海道ぎょれんが取得した後、内容に変更があり、その訂正の申請をいただいていない個人情報へ開示等のご請求をいただいた場合には、通常よりもお時間をいただく場合がございます。
「保有個人データ」の不開示について
次に該当する場合は、不開示とさせていただきます。不開示を決定した場合は、その旨、理由を付記してご通知申し上げます。なお、不開示の場合についても所定の手数料をいただきます。
- 申請書に記載されている住所、本人確認のための書類に記載されている住所と北海道ぎょれんの保有個人データの登録住所が一致しない場合等、ご本人からの請求であることが確認できない場合
- 代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
- ご提出いただいた申請書類に不備があった場合（不備があり、こちらからご連絡しても再度のご提出いただけなかった場合も含みます。）
- 開示をご請求いただいた個人情報が「保有個人データ」に該当しない場合
- 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
- 北海道ぎょれんの適正な業務の実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
- 他の法令に違反することとなる場合
開示等のご請求に関して取得した個人情報の「利用目的」
開示等のご請求に伴いご提出いただいた申請書、本人確認書類等の個人情報は、開示等のご請求に関するご本人とのご連絡、またはご本人との間で疑義が生じた場合の確認等、開示等のご請求への対応に必要な範囲のみで取り扱います。ご提出いただいた本人確認書類は、開示等のご請求に対する回答が終了した後、遅滞なく適切な方法で破棄させていただきます。